zaterdag 11 mei 2013

De collega' s werken thuis

De collega' s werken thuis is het verhaal van de transformatie van de federale overheidsdienst (FOD) Sociale Zekerheid tot transparante en performante overheidsorganisatie die model staat voor Het Nieuwe Werken in de praktijk.


Hun werkcultuur vat je in drie woorden samen: respect, resultaten en vertrouwen. Hun medewerkers kiezen zelf hoe, waar en wanneer ze werken.

gelukkige medewerkers presteren beter

Het doel van de veranderingen was tweeledig: medewerkers gelukkig maken op het werk en een efficiëntere overheid creëren. Door het werken bij de overheid aangenaam te maken en te zorgen voor gelukkige medewerkers zal de overheid ook beter functioneren en beter presteren. Ze zal meer kunnen doen met minder.

Door het thuiswerken besparen hun medewerkers tot vijf uur per dag verplaatsingstijd. 69 % van hun mensen werkt één tot drie dagen per week thuis. Omdat de medewerkers hun tijd zelf kunnen indelen, werken ze efficiënter en zijn ze minder gestresseerd. Dat maakt hen gelukkiger. En gelukkige medewerkers presteren beter.
Die stelling wordt bevestigd door professor Frederik Anseel, die bepaalde stellingen in het boek van commentaar voorziet, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek: "Hoe meer tevreden mensen zijn op het werk, hoe beter ze presteren. ... Hoe beter mensen presteren op het werk, hoe gelukkiger ze zich voelen. Als die spiraal in gang wordt gezet, is het een erg krachtig, versterkend proces."

een meer efficiënte overheid

De overheid die efficiënter werkt, betekent dat ze haar burgers meer dienstverlening aanbiedt, van een betere kwaliteit en daar minder middelen voor nodig heeft. "De overheid zal die efficiëntie niet bereiken met de hakbijl, door gegoochel met statistieken of blinde discussies over een teveel of tekort aan overheid," stellen Van Massenhove en Auwers.

De overheid kan wel efficiënter worden door
  • slim te gaan werken
  • gewoontes en aannames in vraag te stellen
  • gangbare processen opnieuw uit te vinden en te stroomlijnen
  • het werk anders te organiseren
  • met slimme ICT-oplossingen de dienstverlening beter, sneller en goedkoper organiseren.

NoVo - de filosofie

Het veranderingsproject werd gelanceerd onder de naam NoVo, wat 'nieuw' in het Portugees betekent. De filosofie was de hergroepering van de verschillende diensten in één kantoorgebouw, ingericht volgens de principes van een dynamische werkomgeving, met een gebruikersgeoriënteerde werkbenadering en een verwezenlijking van resultaatgerichte missies in een omgeving die vergaand is geïnformatiseerd.

Het succes van het NOVO-project is te verklaren door het behalen van resultaten op zes hoofdlijnen:

  1. cultuuromslag en resultaatgerichtheid
  2. klantgerichtheid
  3. huisvesting en dynamic office
  4. digitalisering en mobiel werken
  5. documentbeheer
  6. communicatie


geen masterplan, wel een strategische visie

Voor Auwers en Van Massenhove moet de FOD een moderne, klant- en resultaatgerichte organisatie zijn, gedragen door gemeenschappelijke waarden, een kenniscentrum dat in zijn opdrachten en zijn contacten met gebruikers kwaliteit hoog in het vaandel draagt.

Ze willen

  • hun medewerkers zo veel mogelijk betrekken en groeimogelijkheden aanbieden
  • inzetten op teamwerk en begeleidend management (in plaats van controle)
  • een aangenaam werkkader creëren dat mensen gelukkig maakt en aantrekkingskracht uitoefent op nieuwe medewerkers

Zij wijzen er op dat alle veranderingsprogramma' s quasi volledig door eigen mensen geleid, uitgevoerd en opgevolgd werden. Het eigen NoVo-team stond in voor het overkoepelend programmamanagement. Daarnaast werden 5 groepen samengesteld die zich met een specifiek onderwerp bezig hielden:

  1. het realiseren van de waarden
  2. changemanagement
  3. de invoering van het dynamic office
  4. het ontwikkelen van een programma om de levenscyclus van papieren en elektronische documenten beter te beheren en medewerkers efficiënt te laten samenwerken
  5. het inrichten van een kwaliteitsvolle dienstverlening met het oog op een grotere klantentevredenheid.


visie Frank Van Massenhove en Tom Auwers op Het Nieuwe Werken

De zes hoofdlijnen waarmee NoVo werd uitgetekend stonden volledig in het teken van Het Nieuwe Werken. Dat gaat voor hen verder dan het voor de hand liggende thuiswerken. Als je ervoor kiest, kies je voor een totaalconcept.

Het Nieuwe Werken gaat voor hen ook over:

  • het nieuwe managen en de stijl van leidinggeven, met respect voor je medewerkers
  • het schenken van vertrouwen; het loslaten van command & control
  • het loslaten van oude regels en het uitvinden van nieuwe; het oog hebben voor nieuwe statussymbolen
  • medewerkers die hun baas evalueren; teams die hun baas kunnen wegstemmen
  • medewerkers die zelf kiezen wanneer ze willen werken
  • het waarborgen dat er resultaat behaald wordt; teams die zelf bepalen hoe ze hun resultaat zullen behalen
  • een arbeidsomgeving waarin het leuk is om te vertoeven
  • het weggommen van leegstaande kantoren
  • het opnieuw uitvinden van de werkplek; het afstappen van oudbakken symbolen van status en hiërarchie
  • het komaf maken met diplomafetisjisme
  • het installeren en in stand houden van een cultuur waar werknemers zelf voor kiezen en zich goed in voelen.

Met Het Nieuwe Werken streven ze vooral naar het doorbreken van conventies en het in vraag durven stellen van wat is.

de verhalen: wat hebben ze gedaan, hoe hebben ze het aangepakt

Elk verhaal is tweeledig; interessant is dat bij elke aanname ook de tegenstelling uitgewerkt wordt, bijv. 'werken doe je op kantoor' versus 'werken doe je waar je wilt' of 'het papieren dossier' versus 'het digitale dossier'.

Dit deel in het midden van het boek bevat ook een lijst met vijfhonderd gedragingen. Van Massenhove en Auwers plaatsen die lijst bewust centraal in het boek (en niet als bijlage achteraan), omdat ze weten dat voor organisatieverandering een cultuuromslag noodzakelijk is. Veel organisaties worstelen met dit probleem.

Voor Anseel is dit waardevol: "Waarden moeten concreet gemaakt worden in individuele gedragingen. Waarden zijn impliciet; het zijn de concrete uitingen van de waarden die je kan veranderen. .... Dit maakt de lijst van concrete gedragingen in dit boek zo waardevol. Omdat ze concreet maakt en observeerbaar hoe waarden gedrag in organisaties sturen."

leiderschap 2.0

Van Massenhove en Auwers stellen dat een getransformeerde organisatie vraagt om modern leiderschap. Leiderschap 2.0 omvat

  • het uittekenen van de strategie
  • het responsabiliseren van je medewerkers
  • uitgaan van de kennis en potentie van de eigen mensen
  • geloven dat het team belangrijker is dan het individu
  • het afdekken van mensen die risico' s nemen in je organisatie.

Voor Frederik Anseel is de beschreven leiderschapsstijl, een combinatie van authentiek en transformationeel leiderschap, geschikt in de huidige, dynamische werkomgeving:
"Onderzoek toont aan dat leiders die aan zichzelf trouw blijven op de werkvloer, die vanuit een innerlijke overtuiging handelen en dit ook communiceren, die anderen toelaten ook zichzelf te zijn op het werk en hun eigen dromen na te streven, meer gemotiveerde medewerkers hebben."

Transformationeel leiderschap gaat voor Anseel over "het inspireren van medewerkers door een nieuwe visie te communiceren die medewerkers kan bezielen."
Dergelijke leiderschapsstijl houdt echter risico' s in. Het succes van de organisatie staat of valt met de leider. Als de transformationele leider wegvalt, kan de groep wat verweesd achter blijven.

verandercommunicatie

Een groot veranderingsproject vraagt om verzorgde interne communicatie. Communiceren is echter iets anders dan informatie verspreiden. Van Massenhove geeft toe dat aanvankelijk te veel informatie werd verspreid via nieuwsbrieven, infosessies, workshops, instructies, ... Het maakte zijn medewerkers gek.

Uiteindelijk bleek de communicatie tussen medewerkers onderling de beste aanpak. Binnen elke werkomgeving werden coaches aangesteld (vertrouwenspersonen), bij wie mensen terecht konden voor vragen, peer to peer. De coaches kwamen allemaal uit de directe werkomgeving van de medewerkers zelf.

Van Massenhove en Auwers hebben inmiddels het verhaal over de transformatie van de FOD Sociale Zekerheid honderden keren verteld. Je kan trouwens nog altijd via de website een bezoek aanvragen voor een rondleiding in hun kantoren en om kennis te maken met hun manier van werken.

de toekomst van de overheid

Voor Van Massenhove en Auwers is de toekomst aan wie flexibel is: "Werkgevers moeten voortaan begrijpen dat werk en sociaal leven in elkaar overvloeien. Om straks nog interessant te zijn op de arbeidsmarkt zullen werkgevers moeten openstaan voor wat mensen echt gelukkig maakt." Daarbij is tijd het nieuwe betaalmiddel.

Van Massenhove en Auwers hebben de verdienste radicaal te kiezen voor een nieuwe werkcultuur binnen hun eigen organisatie. Ze hebben hun eigen credo opgevolgd en waargemaakt: zet gewoon een bedrijfsorganisatie op waar je je thuis voelt en elke dag trots op kunt zijn.

------------
Frank Van Massenhove is voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid. Frank Van Massenhove op Twitter - @FVMas
Tom Auwers is directeur-generaal strategie en changemanager bij de FOD Sociale Zekerheid. Tom Auwers op Twitter - @tauwers

Boekbespreking De collega' s werken thuis - Kies zelf waar, wanneer en hoe je werkt door Frank Van Massenhove en Tom Auwers, met medewerking van Hans Housen; commentaar bij stellingen in het boek door professor arbeidspsychologie Frederik Anseel van de UGent en tekeningen van Kamagurka.

Tielt, Lannoo, 2012, 167 blz.

gerelateerde artikelen:

Word de regisseur van je eigen leven - word de manager van je eigen talent

Telewerk bij FOD Sociale Zekerheid - video' s De Zevende Dag





Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!