woensdag 23 november 2011

Leidraad gebruik van sociale media in crisiscommunicatie

Kortom presenteert een handleiding voor het gebruik van sociale media in crisiscommunicatie. Kortom nam dit initiatief (panelgesprek: de kracht van sociale media tijdens crisissituaties) na de dramatische gebeurtenissen op Pukkelpop afgelopen zomer. Toen bleek dat traditionele kanalen het lieten afweten en mensen vooral via sociale media communiceerden. 46 experten stelden zich kandidaat om dit thema uit te werken. Hun achtergronden zijn divers: overheid, politie, brandweer, consultancy… Gedurende 2 maanden bogen zij zich over de verschillende onderwerpen binnen dat thema. Zij werkten een leidraad uit die bedoeld is voor hulpverleners en overheden die sociale media willen inzetten in crisiscommunicatie. Bovendien bevat de leidraad ook aanbevelingen voor burgers en organisatoren van evenementen. Het resultaat van deze samenwerking werd op 23 november 2011 voorgesteld aan pers en publiek..


Een handleiding voor hulpverleners, overheden, organisatoren en burgers

De leidraad 'Gebruik van sociale media in crisiscommunicatie' wil een antwoord bieden op de vraag van velen over hoe sociale media daadwerkelijk gebruikt kunnen worden in crisiscommunicatie.

Het is in de eerste plaats geschreven voor alle hulpverlenende organisaties. Iedereen die in crisissituaties een rol speelt, kan er zijn voordeel uit halen. Maar voor discipline 5 (D5-Informatie) in de noodplanning zal dit het meeste nut opleveren. In de wetgeving op de noodplanning is discipline 5 verantwoordelijk voor de informatie naar de bevolking. De verantwoordelijkheid ervan berust bij de burgemeester (gemeentelijke fase), de gouverneur (provinciale fase) of minister van Binnenlandse Zaken (federale fase). Daarmee is de leidraad ook een handreiking naar de beleidsverantwoordelijken voor crisisbeheersing, de minister van Binnenlandse Zaken, de gouverneurs en de burgemeesters. Zij zijn de verantwoordelijken om dit in de overheden ingang te doen vinden. De leidraad bevat ook aanbevelingen voor organisatoren en individuen over hoe zij sociale media kunnen gebruiken in crisissituaties.

Voorbereiding is noodzakelijk, integratie is het sleutelwoord


Zoals voor alle communicatie ligt de kracht van het inzetten van sociale media in de voorbereiding. In ‘vredestijd’ moeten overheden op een zinvolle manier actief zijn op sociale media. Op die manier bouwen ze aan een geloofwaardige relatie met de burgers die in crisistijden zijn vruchten afwerpt. In de leidraad staan aanbevelingen over hoe ze die relatie kunnen opbouwen.

Velen zuchten als ze horen dat ze naast alle andere kanalen ook nog sociale media moeten inzetten tijdens crisissen. Met de huidige technologische mogelijkheden is het echter mogelijk om via een geïntegreerd systeem één boodschap via diverse kanalen, inclusief sociale media, aan te sturen. Op die manier wordt 1+1=3. In de leidraad wordt aangegeven hoe men dat kan realiseren.

Iedereen moet anticiperen op de mogelijkheden die sociale media bieden in crisissituaties.

Overheden moeten investeren in de uitbouw van discipline 5 (Informatie) binnen de noodplanning door voldoende mensen en middelen te voorzien. Ook kunnen zij bij het uitreiken van vergunningen voor grote evenementen eisen dat organisatoren een luik crisiscommunicatie uitwerken binnen het veiligheidsplan.

Organistoren van evenementen moeten sociale media ook inzetten voor crisiscommunicatie en niet enkel aanwenden ter promotie van het evenement. De leidraad omvat een aantal aanbevelingen zoals: voorzie een crisiscommunicatieplan en bouw de accounts zo uit dat die ook in crisistijd ingezet kunnen worden, communiceer de accounts, gebruik de mailadressen bij online ticketverkoop om via een 'crisisnieuwsbrief' te communiceren, breng op de polsbandjes de url, eventueel het noodnummer, de hashtag en QR-code van het evenement aan, pleeg overleg met de telecomoperatoren over gsm-bereik, location based services en wifi-hotspots.

Ook individuen kunnen zich voorbereiden op crisissituaties. De notie van 'zelfredzaamheid' moet tot hen doordringen: men moet al het mogelijke doen en zich voorbereiden om zichzelf te redden.
Aanbevelingen aan individuen zijn:
  • volg de accounts van de officiële instanties voor correcte informatie,
  • schrijf je in op de voorstellen van de overheid om op de hoogte te blijven van noodsituaties,
  • bespaar het netwerk door geen grote databestanden te versturen (zo kan iedereen het thuisfront verwittigen),
  • verwijder de officiële hashtag (#) bij het retweeten van tweets (anders belast je de informatiestroom),
  • check of er al een hashtag of safehouse is vooraleer er een aan te maken,
  • gebruik de officiële hashtag,
  • geef in je eigen facebookstatus aan of je OK bent.

Opleiding van communicatieverantwoordelijken en hulpverleners

Om communicatieverantwoordelijken en hulpverleners te ondersteunen in het gebruik van sociale media in crisiscommunicatie, zal Kortom vzw in 2012 opleidingen organiseren. Zo kan iedereen zich beter wapenen om ook deze instrumenten in te zetten in geval van crisissen.

Kortom benadrukt dat het gebruik van sociale media in crisissituaties niet zaligmakend is. Sociale media zijn maar één van de kanalen die ingezet moeten worden in crisissituaties en vervangen geenszins de bestaande communicatiemiddelen. Eerst moeten de crisisaanpak en de organisatie van de crisiscommunicatie goed georganiseerd zijn, pas dan kan men denken aan het inzetten van sociale media.

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!