dinsdag 25 oktober 2011

10 groene regels voor het gebruik van sociale media in je bedrijf

Heeft jouw bedrijf een 'social media policy'? Bestaan er richtlijnen voor het personeel in je bedrijf hoe met sociale media om te gaan?

Het zijn vragen die je als social media manager steevast voorgeschoteld krijgt op fora en bijeenkomsten rond het thema sociale media.

Wie een beetje zoekt op internet vindt zeer goede voorbeelden van een sociale media strategie, een social media policy en richtlijnen voor het personeel allerhande. Meestal gaat het om eerder formele documenten die binnen het bedrijf een goedkeuringsproces doorlopen hebben en een zekere status hebben.

Vaak ontbreekt het echter aan een gebruiksvriendelijk overzicht van een tiental praktische, direct bruikbare tips die je kan gebruiken in je interne communicatie om het personeel te sensibiliseren rond sociale media.

Als je de richtlijnen positief formuleert, eerder als positieve aanbevelingen dan als 'verboden', is de kans ook groter dat ze door de medewerkers worden opgepikt en toegepast. Vandaar een poging om "10 groene regels" voor het gebruik van sociale media in je bedrijf te formuleren.

Dit idee is geïnspireerd op een bestaand documentje "10 groene regels voor informatiebeveiliging en het instellen van een paswoord". Eerder dan te betuttelen of bestraffen worden medewerkers op een positieve manier gesensibiliseerd en geïnformeerd over het thema sociale media of het instellen van een sterk paswoord. Ik weet niet of het werkt; ik wil het wel proberen.


10 groene regels voor het gebruik van sociale media in je bedrijf

1.Gebruik een privé e-mailadres voor een persoonlijk profiel op een sociale netwerksite. Gebruik je professioneel e-mailadres als je gevraagd wordt om namens je werkgever een rol in sociale media te vervullen.

2. Wees oprecht: als je communiceert over je werk, gebruik dan je echte naam. Geef aan wie je werkgever is en wat je functie is. Wees transparant, laat altijd weten wie je bent.

3. Als je een bericht opmerkt in sociale media dat volgens jou om een reactie van je werkgever vraagt, signaleer dat dan aan de woordvoerder. Als je toch zelf wilt reageren, zeg dan duidelijk dat je in eigen naam spreekt.

4. Als iemand van de pers contact met je opneemt over jullie diensten of producten, verwijs dan door naar de woordvoerder. Dat neemt niet weg dat je in de pers een persoonlijk standpunt kunt vertolken, maar maak dan wel duidelijk dat je in eigen naam spreekt.

5. Wees loyaal tegenover je werkgever en je collega's. Een open en kritische houding is verstandig maar wees voorzichtig met directe kritiek op collega's en werkgever.

6. Denk twee keer na voor je iets post: vertel of toon niets waar je later spijt van kan krijgen. Bij twijfel nooit posten. Doe de ‘voorpaginatest’* of de ‘spiegeltest’*.

7. Heb je een fout gepost? Zorg zo snel mogelijk voor een correctie.

8. Respecteer het auteursrecht, merkrecht, publiciteitsrecht en andere rechten.

9. Verspreid geen vertrouwelijke gegevens over je werkgever. De geheimhoudingsplicht slaat onder meer op gegevens waarover nog geen eindbeslissing genomen is; gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van andere personeelsleden en burgers; vertrouwelijke industriële, commerciële of intellectuele gegevens.

10. Verspreid geen berichten die obsceen of beledigend zijn, in strijd zijn met de openbare orde of met de goede zeden, het privé-leven van iemand aantasten, een discriminerende of xenofobische inslag hebben of daartoe aanzetten.

de 10 groene regels verbeteren

Vind je sommige regels overbodig? Welke zou je dan schrappen? Heb je in je bedrijf een gelijkaardig documentje? Kan je dat delen met ons? Wat zijn de ervaringen met zo'n document? Ik kijk uit naar je reactie!

*voorpaginatest: wat je gezegd of geschreven hebt staat morgen op de eerste pagina van een nationaal dagblad. Ben je nog altijd zeker van je zaak en overtuigd van je grote gelijk? Wat zijn de mogelijke consequenties?

*spiegeltest: kan je de volgende ochtend nog recht in de spiegel kijken zonder beschaamd weg te kijken?

2 opmerkingen:

  1. bedankt Paul. zeker inspirerend.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Bedankt voor je reactie Luc.

    Uit informele contacten met mensen heb ik ondertussen geleerd dat er in sommige organisaties hartig wordt gediscussieerd over bepaalde woorden en zinnen in deze '10 regels'. Een kritische houding aannemen, spreekrecht, "persoonlijke mening", spreken 'namens de organisatie', ... blijven zeer gevoelige thema' s.

    BeantwoordenVerwijderen

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!