maandag 30 mei 2011

gratis seminars voor ambtenaren: de valkuilen voor organisatoren én ambtenaren

Op vrijdag 27 mei 2011 organiseerde Strategic Seminars een studiedag onder de noemer "Innovatie, de brug naar 2020, ook voor de overheid"? Met een op het eerste zicht interessant programma, de oproep "gratis voor ambtenaren" en partners als Adobe, agora, Capgemini, Microsoft en syntigo een niet te missen evenement voor "innovatieve" ambtenaren en succes gegarandeerd. En toch liep het mis...


De "hipste ambtenaar van de eenentwintigste eeuw", Sara Jane Deputter brengt op haar blog Sarajane85 verslag uit over een forse ingreep van de organisatoren na een reeks minder flatterende live tweets van deelnemers tijdens het namiddagprogramma. Was dit nu een voorbeeld van de mogelijke impact van sociale media in de praktijk tijdens een studiedag over sociale media en de overheid? Wel sneu en weinig respectvol voor de sprekers in kwestie. Was die drastische ingreep wel nodig? Nochtans is die vorm van directe democratie in het leslokaal niet veraf. Hoe gaat een prof om met twitterende studenten in de aula die vragen hebben bij bepaalde uitspraken of meer uitleg wensen bij schema' s of visies? Zie ook het artikel: Studenten willen Facebook en Twitter in de aula.


Nieuwe trend in “conferenties voor ambtenaren”


De afgelopen twee jaar merken we een nieuwe trend bij de overheid in klantenwerving of klantenbinding door bedrijven, vooral in de sectoren ICT, marketing en communicatie. Er wordt een seminar of conferentie georganiseerd met een interessant programma en “best practices”, vaak gebracht door ambtenaren zelf; meestal gratis, op een mooie locatie en catering inbegrepen. Die sterke verhalen of getuigenissen, gebracht door managers of experten uit de publieke sector ("advocates") wijzen op een nieuwe trend. Voor je merk of reputatie is het altijd sterk en overtuigend als een klant deze getuigenis brengt. Op het eerste zicht niets dan voordelen: voor de spreker (persoonlijke reputatie en erkenning), voor het bedrijf of het merk (beter dan betaalde reclame!) en voor de deelnemers (praktijkverhalen en best practices, die misschien toepasbaar zijn binnen de eigen organisatie).


De valkuilen ..... voor de organisatoren


Dergelijk evenement op poten zetten houdt risico' s in. Is het programma interessant genoeg voor de geviseerde doelgroep? Zijn er voldoende inschrijvingen (van de "juiste" profielen)? Hoe evalueren de deelnemers achteraf het evenement? Zijn de partners tevreden over de manier van samenwerken en over de verwachte resultaten: output, klantencontacten? Wat met het imago en de reputatie van het bedrijf?


..... voor de sprekers


Vuistregel voor elke goede spreker: ken je publiek. Je wordt door organisatoren of je bedrijf gevraagd omwille van je visie of technische expertise. Je verhaal heb je als spreker vaak genoeg geoefend en heb je in de vingers. Maar elk publiek is anders. Het is noodzakelijk vooraf de inschrijvingslijst grondig te screenen (CEO’ s? informatici? marketing- en communicatiemanagers? experten sociale media? gemengd publiek?) en proberen in te schatten wat de voorkennis is van de toehoorders, welke mensen naar je komen luisteren. Sprekers besteden doorgaans de meeste tijd aan de voorbereiding en de uitwerking van hun presentatie of demo, maar ze vergeten het publiek. Ken je publiek, weet voor wie je spreekt en achterhaal wat ze verwachten: een visie, een technische demo, een plan van aanpak, … Vaak is de titel van de presentatie te ambitieus of de vlag dekt de lading niet.




.... voor de "ambtenaren"




'Dé ambtenaar' bestaat niet meer. In departementen, agentschappen en diensten werken vaak hoogopgeleide medewerkers in leidinggevende, experten- of managementfuncties. Die medewerkers scholen zich permanent bij, verkennen de markt en de dienstverlening van bedrijven, zijn vaak actief op sociale media. Uiteindelijk zijn zij gebonden aan de reglementering op de overheidsopdrachten en aanbestedingsprocedures. Voor hen is het ook een evenwichtsoefening om te netwerken, op de hoogte te blijven van nieuwe trends en evoluties, zonder de eigen integriteit in gevaar te brengen.
Als overheidsmedewerkers zijn we ons er van bewust dat het hier gaat om commerciële initiatieven van bedrijven die een duurzame relatie met (potentiële) overheidsklanten willen opbouwen. Vanuit hun marketingstandpunt bekeken een goede zet, maar als deelnemende werknemer uit de publieke sector moet je je verwachtingen niet te hoog stellen. Dergelijke bijeenkomsten zijn vooral bedoeld als netwerkmoment, om contacten met bestaande klanten te onderhouden of om nieuwe klanten te benaderen in de weken na de conferentie. Maak dus steeds een afweging of je als uitgenodigde spreker meewerkt of als geïnteresseerde ambtenaar deelneemt aan dergelijke "gratis" seminars of conferenties. Voor niets gaat de zon op!

1 opmerking:

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!