dinsdag 14 september 2010

Valkuilen voor een DMS project

7 redenen voor het falen van een DMS-project


Hierna worden de belangrijkste 7 redenen aangehaald voor het falen van DMS-projecten. De redenen worden opgelijst van minder belangrijk naar belangrijk.

7. De taxonomie en de metadata zijn onvoldoende en/of foutief uitgewerkt

• Te veel of te weinig informatiemappen in de taxonomie

• Te veel of te weinig metadata

• Geen akkoord over de taxonomie tussen de gebruikers

• Geen akkoord over de metadata tussen de gebruikers

• De metadata zijn te veel of te weinig beschrijvend

• Gevoel van overlast bij de gebruikers


6. Het projectteam en de stuurgroep lijden aan “scope creep” (= te veel afwijken van het oorspronkelijke doel)

• Gebrek aan basiskennis bij aanvang van het project

• Geen antwoord op de vraag: wat willen we doen? Waarom een DMS?

• We willen een DMS! Wat gaan we er mee doen? Waarvoor dient het?

• Het project wordt te sterk aangestuurd door het management, zonder draagvlak bij de gebruikers.

• De business case is slecht gedefinieerd.


5. Het management van de organisatie en het projectteam onderschatten de migratie-inspanning.

• Er bestaan veel lege systemen: geen migratie naar de nieuwe oplossing.

• Er is geen beslissingsboom: welke informatie/documenten worden gepubliceerd in DMS?

• Te lage gebruikersacceptatie door foute implementatie of te langdurig implementatieproces.


4. Het nieuwe DMS wordt onvoldoende gebruikt door gebrek aan procedures en bekrachtiging.

• De steun van het management is absoluut nodig.

• Voer een systeem van belonen en bestraffing in.

• Zorg voor voldoende opleiding van de gebruikers.

• Zorg voor voldoende begeleiding van de gebruikers.


3. Het project ontspoort door interne politiek.

• Wat gebeurt er met mijn job, mijn project, mijn persoonlijke documenten, mijn persoonlijke server ruimte?

• Een verandering van werkwijze, een nieuwe werkwijze, een nieuw systeem roept weerstand op.

• Vrees voor (meer) controle

• Er ontstaat spanning tussen de IT-afdeling en de andere afdelingen (business).

• “Mijn afdeling heeft voorrang!”

• “Mijn afdeling doet niet mee.”


2. Een gebrek aan kennis bij en onvoldoende opleiding van de eigen mensen.

• DMS is contentgevoelig en is een organisch systeem, een systeem in evolutie.

• Hoe de nieuwe/veranderende behoeften van de gebruikers in kaart brengen?

• Hoe de “oplossing” DMS evalueren?

• Er zijn geen of onvoldoende informatiebeheerders. Nochtans zijn de informatiebeheerders de ‘linking pin’ tussen de IT-afdeling en de andere afdelingen (business)

1. Het management van de organisatie en het projectteam onderschatten de proces- en organisatorische impact.

• Het DMS impliceert een wijziging in de manier van werken binnen de organisatie.

• De (hoofd)gebruikers hebben onvoldoende inzicht in en overzicht op het werkproces.

• Geen steun van het management.


Door een te lange implementatietijd ontstaat bij de gebruikers de perceptie dat door de organisatie een DMS wordt uitgerold dat niet beantwoordt aan de gebruikersbehoeften. Van zodra die perceptie ontstaat is het project DMS gedoemd om te mislukken.

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!