vrijdag 23 juli 2010

Communicatiejaarverslag Vlaamse Regering voortaan als wiki

Vlaamse overheid pioniert met wiki-jaarverslag - 8 juli 2010

Het Communicatiejaarverslag van de Vlaamse Regering wordt voortaan gemaakt met een wiki. Een wiki is een toepassing waarmee webdocumenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt. Een bekend voorbeeld van een wiki is Wikipedia, de online encyclopedie waaraan iedereen kan meeschrijven.

De Vlaamse overheid is een groot huis met vele kamers. De grote lijnen van het communicatiebeleid worden samen uitgezet, maar verder verloopt de communicatie gedecentraliseerd: elke minister, elk departement en elk agentschap is zelf bevoegd én verantwoordelijk voor zijn communicatie. Het communicatiejaarverslag wordt dan ook geschreven door een honderdtal verschillende communicatieverantwoordelijken uit de departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid. Met zo veel auteurs is samenwerken in een wiki een stuk efficiënter dan tekstversies en beeldmateriaal heen en weer mailen. Het vergde meer durf om die keuze door te trekken en het jaarverslag alleen in (weliswaar statisch) wikiformaat te publiceren. Die nieuwe vorm is even wennen voor de lezer, maar heeft veel voordelen.

Efficiënter en duurzamer

Efficiëntie en duurzaamheid zijn de twee grote drijfveren achter de nieuwe aanpak. De vorige jaren werd het papieren jaarverslag zeer beperkt verspreid. De meeste lezers gebruikten de digitale versie in pdf-formaat. Zo’n pdf is echter de facto bedoeld om op papier gelezen te worden. Het is niet efficiënt om een heel productieproces af te stemmen op een minderheid van de gebruikers. Dankzij het wikiformaat werden een rigide eindredactie en handmatig lay-outen ook overbodig.

In dit eerste jaar wordt de besparing nog gedeeltelijk tenietgedaan door de investeringen in het uitdenken van de structuur en het opzetten van de wiki. Maar het fundament voor de volgende jaren is wel gelegd. Voor de editie 2010 kan voortgebouwd worden op de editie 2009. Dan zal het jaarverslag ook vroeger klaar zijn.

Beter voor de lezer

Het communicatiejaarverslag bestaat uit twee delen: het eerste telt ongeveer 25 pagina’s en gaat over het algemene communicatiebeleid van de Vlaamse Regering, het tweede is een verslag van ongeveer 150 pagina’s over de communicatie van alle departementen en agentschappen. Vooral dat tweede deel wordt zelden of nooit van a tot z gelezen. Het is vooral een interessant naslagwerk. Dankzij het goed gestructureerde menu aan de linkerkant is het nu veel gemakkelijker om te bladeren. De zoekfunctie is ideaal voor wie gericht wil zoeken naar een specifieke campagne, een bepaald medium, een project enzovoort. Wie het eerste deel graag helemaal doorneemt en geen 25 pagina’s op een scherm wil lezen, kan het uitprinten. In het tweede deel kunnen alleen afzonderlijke artikels afgedrukt worden. Anders zou het milieu onnodig belast worden. Dankzij veel externe links is het jaarverslag een toegangspoort tot meer gedetailleerde informatie.

Het tweede deel werd inhoudelijk verbonden met het deel over het algemene communicatiebeleid door middel van een woordenwolk. Wie in die woordenwolk op een bepaalde term klikt (bijvoorbeeld ‘meten en evalueren’, ‘bijzondere doelgroepen’, ‘reputatiemanagement’), krijgt een lijst met relevante artikels: zowel artikels over het algemene beleid als artikels over concrete cases van de verschillende entiteiten.

Meer info?

www.vlaanderen.be/communicatiejaarverslag

Voor meer persinformatie kunt u terecht bij:

Marijke Vrijders, Afdeling Communicatie – DAR

Tel: 02 553 55 15 - E-mail: marijke.vrijders@dar.vlaanderen.be

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Vragen of opmerkingen bij deze post? Laat een berichtje achter!